Archives médicales
Mission : Le rôle du service des archives médicales est d’assurer le respect de la confidentialité et de permettre la communication des renseignements contenus au dossier médical en conformité avec les lois et règlements en vigueur.
Sous réserve des exceptions prévues à la loi, tout renseignement détenu par un organisme est confidentiel et, sous réserve du consentement exprès de la personne qu’il concerne, il ne être utilisé ou communiqué que conformément à la présente loi (LRSSS a.5)
Que dois-je faire pour obtenir une copie de mon dossier médical ?
Pour obtenir une copie de votre dossier médical, 2 options s’offrent à vous :
- Nous faire parvenir une demande écrite en utilisant le formulaire Autorisation de communiquer des renseignements contenus au dossier (voir dans la section document)
- Nous transmettre une lettre datée et signée contenant tous les renseignements suivants :
- Nom et prénom de l’usager
- Date de naissance
- Numéro de carte d’assurance maladie
- Numéro de téléphone pour vous rejoindre en cas de besoin
- Documents requis
- Coordonnées pour le retour des documents (nom et prénom du destinataire et adresse complète)
- Copie de la carte d’assurance maladie (pièce d’identité)
Qui doit signer la demande?
Usager (LRSSS a.17) ou son représentant légal (LRSSS a.26)
Puis-je avoir accès au dossier d’un usager décédé ?
Les règles de confidentialité continuent de s’appliquer malgré le décès d’un usager et des conditions particulières (voir formulaire demande d’accès) viennent encadrer l’accès au dossier médical (LRSSS a.27 à 30)
Pour obtenir un ou des documents spécifiques dans le dossier médical d’un usager décédé, vous devez nous faire parvenir une demande écrite en utilisant le formulaire Demande d’accès au dossier médical d’un usager décédé.
*Assurez-vous de fournir les pièces justificatives précisées dans le formulaire.
Comment puis-je transmettre ma demande ?
Par courriel aux archivistes : maclarchives.macl@ssss.gouv.qc.ca
Par la poste
Hôpital Marie-Clarac
Service des archives médicales
3530 boulevard Gouin Est
Montréal, Qc
H1H 1B7
Par télécopieur
514-321-9295
En personne
3530 boulevard Gouin Est
Montréal, Qc
H1H 1B7
Est-ce qu’il y a des frais exigés ?
Non, aucun frais sont exigés (LRSSS a.66 al.1)
Veuillez prendre note cependant, que dépendamment du demandeur, des frais peuvent s’appliquer.
Quel sont les délais de traitement d’une demande ?
Tel que prévu par la loi, nous nous assurons de faire suite à votre demande avec diligence et au plus tard dans les 30 jours suivant la réception de la demande (LRSSS a.34)
Autres questions :
Question : Une autre personne peut-elle récupérer mes documents si je suis dans l’impossibilité de me déplacer ?
Réponse : Si vous êtes dans l’impossibilité de récupérer en personne vos documents, vous pouvez rédiger une autorisation désignant la personne qui viendra à votre place. Lors de la remise des documents, la personne autorisée devra fournir l’autorisation dûment complétée et signée, et présenter une pièce d’identité permettant de l’identifier.
Question: Qui peut signer ma demande d’accès à ma place si je ne peux pas la signer moi-même ?
Réponse : Si vous n’êtes pas en mesure de signer votre demande d’accès pour une raison médicale ou autre, vous pouvez mettre un « X » dans l’espace réservé à la signature et faire signer deux témoins qui devront préciser la raison vous empêchant de signer.